Políticas de Tratamiento y Protección de Datos

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE

LOS TITULARES DE ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto

Reglamentario 1377 de 2013, Absorbentes de Colombia S.A. informa las políticas

aplicables a la empresa para el tratamiento y la protección de datos personales.

I. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA EMPRESA: ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A., empresa

constituida por escritura pública No. 0000128 del 31 de enero de 2006, inscrita el 23 de febrero

de 2006 bajo el número 00011779 del libro IX; otorgada por la Notaría trece de Medellín, y

que en desarrollo de su objeto social, se dedica a la fabricación de todo tipo de productos

higiénicos absorbentes de uso industrial y personal.

DIRECION: Zona Franca de la ciudad de Rionegro, Antioquia

CORREO ELECTRÓNICO: auxiliar@absorbentesdecolombia.com.co

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 4 5626199

II. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decreto Reglamentario parcial 1074 de 2015

III. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN PREVIA: Todo Tratamiento de Datos Personales requerirá la

Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una

excepción a esta regla.

AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable

dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le

informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le

serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento

que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

tratamiento.

DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas

determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o

jurídica.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son

considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las

personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en

registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales

debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

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Personales de los Titulares de

ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la

intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como

aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones

religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de

derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que

garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los

datos relativos a la salud y a la vida sexual.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que

por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por

cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos

reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las

informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos

de empresas públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada

que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento

de los datos personales de un titular.

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y

protección.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos

personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o

encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la

información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del

tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los

mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por

objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

IV. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan

disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la

complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los

siguientes principios rectores:

1) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada

que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la

desarrollen.

2) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima

de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, la Empresa se limitará a

aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron

recolectados o requeridos; y se deberá informar al titular el motivo por el cual se

solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

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Personales de los Titulares de

ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A.

3) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el

consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no

podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato

legal o judicial que releve el consentimiento.

4) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe

ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La empresa

prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan

a error.

5) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho

del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento,

en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos

que le conciernan.

6) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los Datos

Personales solo serán Tratados por aquel personal de ABSORBENTES DE

COLOMBIA que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones

tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos

Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por

ABSORBENTES DE COLOMBIA para Tratarlos.

Igualmente, ABSORBENTES DE COLOMBIA no hará disponibles Datos Personales

para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a

menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y

restringirlo solo a las personas Autorizadas.

7) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por parte de

ABSORBENTES DE COLOMBIA, deberá manejarse con las medidas técnicas,

humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los

registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

fraudulento.

8) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD Y TRATAMIENTO POSTERIOR: Todo Dato

Personal que no sea Dato Público se tratará por ABSORBENTES DE COLOMBIA

como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del

Dato Personal y ABSORBENTES DE COLOMBIA haya terminado. A la terminación

de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo

con lo dispuesto por la Ley.

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ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A.

V. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa en su

condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros,

frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error,

o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, salvo cuando

expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no

es necesaria la autorización).

3) Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a

sus datos personales.

4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones

a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen

o complementen.

5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento

no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

tratamiento.

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las

siguientes personas:

1) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos

medios que le ponga a disposición la Empresa.

2) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

3) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la

representación o apoderamiento.

4) Por estipulación a favor de otro o para otro.

VI. DEBERES DE LA EMPRESA

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales, y sin

perjuicio de las disposiciones previstas en la ley; son deberes de la Empresa los

siguientes:

1) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data.

2) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos

que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

4) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,

comprobable y comprensible.

6) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto

de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas

necesarias para que la información se mantenga actualizada.

7) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

8) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

9) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

10) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte

del titular.

11) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

12) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a

los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de

los titulares.

13) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio sobre el tema en particular.

14) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de

conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

15) La Empresa hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas

finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo

caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

VII. GENERALIDADES

1) EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases

de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. Es administrado por la

Superintendencia de Industria y Comercio y es de libre consulta para los ciudadanos.

La Empresa aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de

datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

2) AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos

personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual

deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

3) MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL

TITULAR

ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A., en los términos dispuestos en la Ley generará

un aviso en el cual se comunique a los titulares que pueden ejercer su derecho al

tratamiento de los datos personales a través de la página

www.absorbentesdecolombia.com y del correo electrónico

auxiliar@absorbentesdecolombia.com.

4) EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL

TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

Política de Tratamiento de Datos Personales

ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A.

a) Información requerida por una empresa pública o administrativa en ejercicio de sus

funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos

o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

VIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

Y FINALIDAD DEL MISMO

Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales deberá obedecer a las

finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular del Dato, o en los

documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de

Datos Personales, la que en todo caso se encontrará publicada en la página web:

www.absorbentesdecolombia.com, link: “POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y

PROTECCIÓN DE DATOS”, título “AUTORIZACIÒN PARA TRATAMIENTOS DE

DATOS PERSONALES”. La finalidad particular del Tratamiento de un Dato Personal

se informará al Titular del Dato Personal al obtener su Autorización. De manera

general, las principales finalidades del Tratamiento de Datos Personales por parte

de ABSORBENTES DE COLOMBIA, son pero no se limitan a:

1) Realizar todos los procesos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones

legales y regulatorias en relación con los empleados de ABSORBENTES DE

COLOMBIA S.A.

2) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones

tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Empresa.

3) Cumplir los procesos internos de ABSORBENTES DE COLOMBIA en materia

de administración de proveedores y contratistas.

4) Las demás finalidades que determine ABSORBENTES DE COLOMBIA en

procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, y en todo caso

de acuerdo con la Ley.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento

de ellos cuando:

1) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los

casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

2) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se

encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes

legales deberán otorgar su autorización;

3) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,

ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

IX. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse

a las siguientes personas:

1) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes

legales.

2) A las empresas públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o

por orden judicial.

3) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

X. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN

DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

ABSORBENTES DE COLOMBIA S.A., ha designado como área responsable de velar

por el cumplimiento de esta política al interior de la Empresa, el área contable y

financiera, área funcional que maneja los Datos Personales de los Titulares y

profesionales en Seguridad de la Información.

Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por

parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión

de datos personales, a través del correo electrónico

auxiliar@absorbentesdecolombia.com

XI PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE

CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

1) CONSULTAS:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del

Titular que repose en la Empresa, quien suministrará toda la información contenida

en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo auxiliar@absorbentesdecolombia.com, y

la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a

partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta

dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la

demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso

podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2) PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS.

La Empresa rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que

resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos

antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico

auxiliar@absorbentesdecolombia.com, indicando la actualización, rectificación y

supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

3) REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento

de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una

disposición legal o contractual. Por lo que si vencido el término legal respectivo, la

Empresa, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular

tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene

la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos

efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

PBX: (574) 562 61 99

contacto@absorbentesdecolombia.com

Bodega 213 Zona Franca, Rionegro - Antioquia - Colombia

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